اوج عملکرد کسب وکار با استانداردهای سالن کنفرانس
راه اندازی موثر اتاق کنفرانس یک عملکرد پیچیده و در حال تغییر است که هرگز ثابت نمی ماند؛ زیرا نیازهای شرکت کنندگان، که برخی از آن ها ممکن است شخصا و برخی دیگر از راه دور در آن شرکت کنند، می تواند تغییر کند. جلسات می توانند اندازه ها و اهداف متفاوتی داشته باشند؛ در نتیجه نیازهای متفاوتی به فناوری و تجهیزات خواهند داشت. لذا طراحی سالن کنفرانس شما باید بر اساس این نیازها متفاوت باشد. می توان گفت استانداردهای سالن کنفرانس بسیار فراتر از جابه جایی اثاثیه و بررسی چند کابل روی نمایشگر ویدئو است. برای مهیاکردن محیطی که در نهایت به راندمان کاری کمک کند، دانستن این استانداردها ضروری به نظر می رسد.
چه چیزی استانداردهای اتاق کنفرانس را تعیین می کند؟
اتاق کنفرانس، به عنوان یک بخش اساسی از فعالیت های حرفه ای، نیازمند استانداردهای دقیقی است تا بتواند تبدیل به یک فضای موثر برای جلسات و مذاکرات شود. استانداردها به ویژگی های حیاتی مانند فناوری صوتی و تصویری برای ارتباطات بهتر، اندازه مناسب جلسات بر اساس نیازهای مختلف و حتی نورپردازی مناسب توجه دارند. هر چند ویژگی های اساسی استانداردها واضح هستند، اما نحوه اجرای آن ها در یک اتاق کنفرانس به مسائل گوناگونی از جمله ابعاد جلسه، نوع فعالیت و نیازمندی های شرکت کنندگان بستگی دارد. درک دقیق استانداردهای سالن کنفرانس و سازگارکردن آن ها با متغیرهای مختلف، اتاق کنفرانس را به یک محیط اثربخش و تطابق پذیر تبدیل می کند.
استانداردهای اتاق کنفرانس
استانداردهای اتاق کنفرانس موارد متعددی هستند که باید برای طراحی و تجهیز سالن کنفرانس به آن ها توجه کرد. در ادامه این ویژگی ها را بررسی خواهیم کرد:
- وای فای
در این روزگار حتی کافی شاپ ها یا دیگر مراکز عمومی هم از اینترنت برخوردارند، پس اصلا عجیب نیست اگر اولین استاندارد را به این فاکتور اختصاص دادیم. این فاکتور به همان اندازه که ساده و پیش پا افتاده به نظر می رسد، لازم و کاربردی است. برای هر نوع عملکردی که از انواع اتاق کنفرانس انتظار دارید شما به وای فای نیاز دارید.
نور اتاق کنفرانس
نور کافی برای ایجاد فضایی مساعد بسیار مهم است. از بحث های متمرکز گرفته تا ارائه های ویدئویی، از فضای کوچک تا بزرگ نور به میزان کافی بر کیفیت جلسه و راحتی و تمرکز هرچه بهتر شرکت کنندگان تاثیر مثبتی می گذارد. نور طبیعی عمدتا توصیه ای است که اکثر متخصصان برای طراحی فضای اتاق کنفرانس پیشنهاد می دهند، بااین حال در صورت نبود این امکان نور قابل تنظیم به ویژه برای اتاق کنفرانس بزرگ ضروری است.
چیدمان اتاق کنفرانس
وقتی صحبت از دکوراسیون سالن کنفرانس به میان می آید، آن چه اهمیت دارد تعداد شرکت کنندگان در جلسات اتاق کنفرانس است. اگر اتاق ها را کوچک، متوسط و بزرگ در نظر بگیریم، چیدمان صندلی ها در هریک از این اتاق کنفرانس ها بر حسب تعداد نفرات و هدف از برگزاری جلسه متفاوت خواهد بود.
در اتاق های کنفرانس بزرگ که می توانند از 20 تا 100 شرکت کننده را در خود جای دهند، چیدمان های مختلفی، از چیدمان به سبک تئاتر گرفته تا چیدمان به سبک ضیافت یا کلاس درس قابل اجرا است.
در اتاق کنفرانس متوسط هم مانند اتاق کنفرانس بزرگ سبک چیدمان ها می تواند متفاوت باشد. باید بدانید که انتخاب نوع چیدمان ارتباط مستقیمی با هدف شما از برگزاری جلسه دارد. جلسه ی طوفان فکری کارمندان با جلسه ی مذاکره با مشتری احتمالی کسب وکار شما چیدمان های متفاوتی را طلب می کند. در مورد اتاق کنفرانس کوچک، مبلمان انعطاف پذیر مانند میزها و صندلی های تاشو برای استفاده بهینه از فضا انتخاب مناسبی به نظر می رسند.
حریم خصوصی سالن کنفرانس
حریم خصوصی یکی از مواردی است که باید در طراحی و تجهیز سالن کنفرانس اداری در نظر گرفته شود. با این که حفظ حریم خصوصی در اتاق های کنفرانس خصوصی کوچک بسیار مهم است و معمولاً با مواردی مانند عایق صدا برای به حداقل رساندن حواس پرتی بیرونی و حفظ محرمانه بودن در طول بحث در نظر گرفته می شود ولی نمی توان از نقش حریم خصوصی در فضاهای بزرگتر هم غافل ماند. به علاوه به حریم خصوصی می توان به شکلی دیگر هم نگاه کرد؛ بدین معنی که، چیدمان باید به گونه ای باشد تا هرکس فضای شخصی خود را داشته و بتواند به راحتی با دیگران ارتباط برقرار کند.
فناوری فضای کنفرانس
همان طور که نمی توان فضایی را بدون وای فای در نظر گرفت، به روز نبودن تجهیزات و استفاده نکردن از فناوری روز هم عجیب است! تجهیزات صوتی و تصویری پیشرفته، از جمله صفحه نمایش بزرگ، پروژکتورهای باکیفیت بالا، سیستم های صوتی حرفه ای و قابلیت های ویدئو کنفرانس، از ویژگی های ضروری اتاق های کنفرانس هستند.
آیا وجود تجهیزات، مخصوص اتاق کنفرانس بزرگ است؟ البته که خیر! مثلا در اتاق کنفرانس کوچک از آن جایی که ممکن است برخی از شرکت کنندگان از راه دور در جلسه شرکت کنند، در نتیجه وجود فناوری اهمیت زیادی دارد. توجه به مجهزبودن اتاق به فناوری های روز در اتاق کنفرانس معمولی و بزرگ هم به دلیل تعداد شرکت کنندگان از ضرورت هایی است که باید به آن توجه کرد.
آکوستیک اتاق کنفرانس
هیچ چیز بدتر از این نیست که کیفیت صدا مطلوب نباشد یا حتی صدای بیرون به داخل اتاق کنفرانس بیاید و تمرکز حاضران در جلسه را بهم بریزد. البته این کیفیت صدا برای هر کدام از اتاق ها متفاوت است، مثلا برای اتاق کنفرانس کوچک با توجه به اندازه جمع وجور آن، آکوستیک باید طوری در نظر گرفته شود تا از انعکاس صدا در داخل اتاق جلوگیری شود. به علاوه پانل های آکوستیک باید به حفظ مکالمات واضح و محرمانه نیز کمک کنند. اما به طور کل برای هر اتاق کنفرانس با هر هدفی، خاصیت آکوستیک برای به حداقل رساندن سر و صدای بیرون و اطمینان از صدای واضح در طول جلسات بسیار مهم است.
راحتی مبلمان کنفرانس
همه چیز که تکنولوژی نیست! تصور کنید شرکت کنندگانی که نمی توانند روی صندلی ها راحت بنشینند یا بعد از جلسه با کمردرد و گردن درد جلسه را ترک می کنند! اگر به صندلی ها و میزهای راحت و ارگونومیک توجه نکنید، متاسفانه این احساس ناراحتی هنگام جلسات به عاملی برای حواس پرتی تبدیل می شود!
فضای ذخیره سازی
برخی از اتاق های کنفرانس ممکن است دارای راه حل هایی برای ذخیره سازی لوازم همراه اشخاص مانند انواع کمدها باشند. این موضوع بیشتر برحسب هدف از برگزاری جلسه و افرادی که شرکت کننده در جلسه هستند، می تواند تعیین شود.
تهویه مطبوع سالن کنفرانس
هیچ چیز ناراحت کننده تر از یک محیط کاری خفه کننده نیست. اطمینان از این که اتاقی که انتخاب می کنید دارای تهویه مطبوع باشد و مهمانان شما در آن نه حس گرما و نه حس سرما کنند، ضروری است.
آخرین نقطه قوت؛ فضای جلسه عامل افزایش عملکرد سازمانی!
به پایان رسیدن وظیفه طراحی و تجهیز سالن کنفرانس، نه تنها یک اقدام معمولی نیست، بلکه مرحله ای حیاتی و کلیدی برای رقابت پویا در دنیای بیزینس مدرن است. در این راستا، اتاق جلسه نه تنها باید فضایی فراهم کند که افراد در آن بهره وری و خلاقیت بالا را تجربه کنند، بلکه باید با بهره گیری از آخرین تکنولوژی های صوتی و تصویری، ارتباطات را تسهیل کرده و همکاری موثر را تضمین کند.
خدمات چاپ